Sayın patronlar, salgında şirketlerinizi kaybetmeyin

Belki şu anda içinde yaşadığımız Covid-19 pandemi sürecinin iş dünyasında çok önemli sorun ve sonuçlara neden olduğunu fark etmiyoruz. Hangi problemlerin ortaya çıktığını da fazla görmüyoruz.

Ne var ki, bu dönemde şirket içi suiistimal ve yolsuzluk olaylarının çok artacağı düşünülüyor. “Kurtlar puslu havayı sever” misali pandemi, birçok şirketi kriz yönetimi konusunda hazırlıksız yakaladı.

Şirketlerin ekonomik kriz dönemlerinde kriz politikaları olsa dahi, salgın hastalık ve sonrası için bir yönetim ve denetim planı bulunmuyor. Pandeminin uzun süreceği açıklamaları gündeme geldiğinden firmalar, yeni yeni stratejiler geliştirmeye yöneldiler.

Çoğu şirket, salgından çalışanlarını korumak için evden çalışmaya veya ofiste çalışma gibi alternatif yollara yöneldiler.

Üst düzey yöneticiler veya şirket ortakları ise yaşları ve kronik rahatsızlıkları nedeniyle şirketteki görevlerinin başında her zamankinden daha az süreyle bulunmak durumunda kaldılar.

Patron ve yöneticilerin şirketteki yokluğundan istifade etmek için bekleyen fırsatçılar ise suiistimal ve farklı yöntemlerle bu olanağı değerlendirme yöntemlerini hızla denemeye koymuş olabilirler.

Bu cümleleri, kendisini “Hile Dedektifi” olarak tanıtan Fikriye Aslan söylüyor. Uzun yıllardır Pusula Danışmanlık ve Adli Muhasebe şirketiyle muhasebe denetimi, finans, sayısal yöntemler, hukuk, davranış bilimleri araştırma ve sorgulama alanlarındaki birikimlerine dayanarak sorularıma cevap veren Aslan’la “pandemi sürecinde iş dünyasında neler oluyor?”u konuştuk geçenlerde.

Çok ilginç şeyler anlattı. Aslan’ın söylediklerinden hareketle bir derleme yaparak sizlerle paylaşmak istedim.

• Öncelikle suiistimal yapmak isteyen kişiler için, bu durum bulunmaz nimet sayılır, çünkü dikkatler dağılmış, kimin ne yaptığı belli değildir. Herkesin öncelikleri önce canını kurtarma ve sağlıklı kalmak üzerine değişmiştir.
• Hilenin üç sacayağı mevcut; bunlar Baskı – Fırsat-Haklı gösterme’dir. Her birinin gerçekleşmesi için yeterli zemin şu dönemde mevcut.
• Baskı; kişinin ‘zorunlu’ bir ihtiyacından doğabileceği gibi, ‘daha güzel yaşama’ isteğinden de kaynaklanabilir. Bir sağlık harcaması veya okul ödemesi, kredi borcu, kumar borcu, lüks tüketim isteği, daha güzel ve büyük bir ev, daha güzel eşyalar, lüks elbiseler veya mücevher isteği, çocuklarının daha güzel yaşaması için çaba veya ikinci bir eş (sevgili) bu baskıya sebep olabilir.
• Fırsat; özellikle bu dönemde, denetim boşlukları beklediği fırsatı önüne getirmiş olabilir.
• Haklı gösterme; önceleri suiistimali yapan kişi “borç almıştım geri verecektim” diyerek kendi vicdanın rahatlatmaya çalışır, bu durumda olan tespit ettiğimiz olaylar oldu. Şirketten farkettirmeden aldığı parayı sonraki aylarda kısım kısım geri ödediği görülmüştür. İkinci seferde daha büyük miktarda hesabına geçirip ödememiştir. Bir süre sonra “Zaten ben bunu hakediyorum, yıllarca üç kuruşa çalıştım, patron hiç zam yapmadı, üzerime ait olmayan bir sürü işi yapıyorum fakat karşılığını alamıyorum, gece gündüz mesai yapıyorum, mesai ücretim yok, yıllardır her türlü işlerini yapıyorum yine de terfi edemiyorum” gibi vicdanını rahatlatarak suiistimali arttırarak devam etmektedirler.

FIRSAT BULDUĞUNDA YAPANLAR ÇOK FAZLA

Peki, Aslan’ın saydığı bu hileleri kimler yapar? Bu sorunun cevabını şöyle veriyor:”Uluslararası Suiistimal İnceleme Uzmanları Derneği ACFE’nin ve diğer üyesi olduğumuz derneklerin yapmış olduğu denetimlerin istatistikleri sonucunda hile yapanların oranlarıyla ilgili ilginç sonuçlar var.”

O istatistikler şöyle sıralanıyor:

Her yüz kişiden Her durumda hile yapar….…yüzde 10

Hiçbir durumda hile yapmaz… yüzde 15

Fırsatını bulunca hile yapar….yüzde 75

Aslan’ın en fazla dikkatini çeken oran yüzde 75’lik kesim.“Bu oran çok yüksek” derken ekliyor: “Öyleleri, “fırsatını yakalarsa hile yapacağına göre” bu fırsatı onlara vermemek en doğru yöntemdir. Aynı anda yüzde 10’luk bir kitle daha koyarsak yüzde 85 gibi çok büyük bir kitle ile şirketler suiistimal konusunda karşı karşıya kalabilirler.

SUÇ ORTAKLARI OLUYOR

Aslan’a göre şirket suiistimallerine karışan kişiler, genelde bu işleri tek başlarına yapmazlar. En az üç kişiyle bunu uzun yıllar devam ettirebilirler.Bu suiistimalin yapıldığını ve tespit edilmediğini gören diğer şirket çalışanları ise, kendi adına başka bir suiistimal yaratır veya var olan suiistimalin içinde yer alır. Böylece suiistimal pastası büyür, rakamlar büyür. Sonuçta şirket en fazla birkaç yıl içinde iflas durumuna gelebilir.

EN ÇOK UYGULANAN YÖNTEMLER

Bu dönemde yapılması olasıklı suiistimalleri de anlatan Aslan, bazı örnekler de verdi:

--Satınalma bölümlerindeki çalışanlar, yeterli fiyat araştırması yapılıp yapılmadığı kontrolünden sıyrılarak, anlaşma yaptığı ve kendisine fayda sağlayacak firmalardan alım yapmış olabilirler. Bu alımların ödeme vadeleri konusunda esneklik sağlanmış olabilir. Onaylı tedarikçi listeleri bulunsa dahi o firmaların çalışmadığı gerekçesi ile farklı firmalardan alımlar yapılmış olabilir. Finansman bölümü çalışanları ile işbirliği yaparak ödemeleri konusunda çıkarlarına göre hareket etmiş olabilirler.

- Pazarlama ve satış bölümü çalışanları, müşterilere farklı fiyatlardan ve miktarlardan satış yapmış olabilirler. Belli bir ödeme ve tahsilat politikası olan prosedürlerde farklı tahsilat uygulamış olabilirler.

- Depo ve sevkiyat bölümündeki çalışanlarla işbirliği yaparak ikinci kalite adı altında birinci kalite ürünleri satmış ve faturalandırmış, aradaki farkı kendileri tahsil etmiş olabilirler. Depo ve sevkiyat çalışanları gelen ürünlerin kalitesini ve onaylanmış miktarını kontrolden özellikle kaçırıp “uygunluk vererek” depoya farklı isimler altında koymuş ve çıkartmış olabilirler. Olduğundan farklı ürün satılmış ve olduğundan “farklı ürün” alınmış olabilir.

- Bordrolama ve insan kaynakları bölümleri çalışanları, yeterli bilgi ve donanıma sahip olmayan kişileri ve tanıdıklarını bu dönemde işe almış ve gereğinden fazla maaş vermiş olabilirler. “Sanal çalışan” yaratıp, maaşlarını kendi hesaplarına veya anlaşmış oldukları sanal kişilerin hesaplarına aktarıp böylece paylaşımda bulunmuş olabilirler. Olmayan mesaiyi varmış gibi tahakkuk ettirmiş veya mesaiyi farklı saat ve günlerde arttırımını yapmış olabilirler. Çalışanlara Maaşlarından kesinti gibi gösterip, banka hesaplarına eksik yatırmış aslında kesinti rakamını kendi hesaplarına aktarmış olabilirler.

- Muhasebe ve finansman çalışanları banka kayıtlarında olan gerçek ödeme ve tahsilatları farklı firmalardan gelmiş veya farklı firmalara yapılmış gibi kayıt yapmış olabilirler.

- Şirketin üst düzey çalışanları ve CEO’ları, yönetici ortakları, şirketteki görev yerini sağlamlaştırmak ve performansını çok daha başarılı göstermek adına şirketi olduğundan daha iyi göstermek adına olmayan satışları var gibi fatura düzenleyerek ciroyu arttırmış ve diğer çalışanlara baskı yaparak bu durumu gizlemiş olabilirler.

- Ciro üzerinden ‘yılsonu primi’ almak adına özellikle satış faturası düzenlemiş, bir sonraki adımda primini aldıktan sonra karşı taraftan bu faturanın iadesini almış olabilirler. Özellikle burada izlenen yol; ürün hareketi yapmadan “danışmanlık-proje danışmanlığı - koleksiyon hazırlama - ekspertiz danışmanlığı” gibi isimler altında fatura düzenleterek mal hareketlerini göz önünden kaçırma yolunu izlemektedirler. Düzenlenen bu tür faturaların bedelinin uzun zaman tahsilât yapılamaması durağan hale gelmesi ve yine de icra takibi gibi yasal yollara başvurulmamış olması bizim dikkatimizi çeker noktalardır.

- Böyle durumlarda şirket CEO’sunun “sanal fatura” düzenlemesi ayrıca şirketi vergi yüküyle karşılaştırmaktadır. Gelir kaydedilmesi sonucu gereksiz KDV ve Kurumlar Vergisi ödenmesine sebebiyet vermektedir. Ayrıca Vergi Usul Kanunu açısından şirketi vergi kanunlarına muhalefet ve sahte fatura suçuyla karşı karşıya bırakmaktadır.

- Üst düzey çalışanların performansını daha iyi göstermek adına ‘satılamaz’ durumda olan ürünleri halen satılabilir ürün fiyatından aktif de göstermesi, amortisman ve yıpranma payı ayırmasına engel olması, tazminat ve yükümlülükleri bilançoda göstermemesi, dava ve icra safhasında bulunan ticari alacakları halen tahsil edilebilir gibi aktif de göstermesi en sık karşılaşılan suiistimal türleridir.

- Özellikle pandemi döneminde şirket çalışanlarının evden çalışması döneminde çalışanın görevlerini başka birine yaptırması, gerçekte olmayacak kadar mükemmel performans göstermesi, yeterli bilgi ve beceriye sahip olmayan çalışanın bu işini başkasına yaptırarak sanki kendi yapmış gibi raporlaması sonucunda farklı görevlere getirilmesi, diğer çalışanlara haksızlık yapılması gibi sonuçlara sebep olmaktadır.

-- Evden çalışma veya dönüşümlü çalışma birçok işverenin maliyet azaltılması yönünde karar almasında etken olmuştur. Çalışanlarına tahsis edilmiş yüzlerce metrekare yerin kirası, yemek ve çay - kahve giderleri, servis taşıma maliyeti, ısıtma ve soğutma masrafları gibi masrafların asgari seviyeye inmesi işverenleri bu yöntemi seçmeye alternatif olmuştur. Bu durumun getirisi olduğu kadar,  dezavantajları da bulunmaktadır. Şirketin bir çok noktası yeterli kontrol ve denetim dışında kalmaktadır.

- Siber Güvenlik açısından; şirket çalışanları evden veya farklı noktalardan şirketin bilgisayarlarına bağlanıp çalışmaktadır. Bu durum siber güvenlik açısından çok farklı tehditlere açık kapı bırakmaktadır. Şirket bilgilerinin kopyalanması, çalınması, şirket sırlarının ortaya çıkartılması gibi hiç istenmeyen olaylarla karşı karşıya kalmamak için şirketlerin ekstra güvenlik duvarlarına ihtiyaçları vardır.

SUİSTİMALCİNİN BEDEN DİLİ

Peki, Aslan’ın verdiği örneklerdeki kişileri anlamak için neler yapmalı?

• Şirket içinde çalışanların bir arada bulunduğu ortamlarda suiistimalcinin bir takım beden hareketleri suiistimal belirtisi olabilir
• Her zamanki yaşama alışkanlıkları değişmiştir, farklı giyinip farklı bir lüks yaşama yönelmiştir. Pahalı bir kulübe üye olmuş, spor salonlarına ve gece kulüplerine gitmeye başlamış ise farklı bir yaşam tarzı suiistimalciyi ele verebilir.
• Stres nedeniyle aşırı sinir hali veya aşırı neşeli halleri olabilir. Konuşurken titreme, terleme ve sığ nefes alma, göz temasından kaçınma, gerginlik hallerinin sürekli olması, alınganlık, kavgacı halleri gibi beden dilindeki faklılıklar suiistimalin belirtisi olabilir. Alkol ve madde kullanımı olabilir. Bu durumlar evden çalışma döneminde fark edilmeyebilir.

TEDBİRLER NE OLABİLİR?

Şimdi de gelelim tedbirlere. Şirket patronları ve yöneticilerine kötü haber şu: “Maalesef suiistimali tamamıyla engellemek mümkün değil.”Teselli için iyi haberse, “Suiistimali azaltmak ve beklenilen fırsatı vermemek en iyi metottur.”

Çalınan nakit ya da kıymetli varlıkları geri getirmek nerdeyse imkânsızdır. Suiistimal yapanın tespiti ve cezalandırılacağı konusunda mesaj vermek, şirket içinde denetim mekanizması kurmak, çalışanlarının görev yerlerini rotasyona tabi tutmak alınabilecek tedbirlerdendir. Onaylı tedarikçi listelerini önceden hazırlayıp satın alma bölümlerinin bu listenin dışına çıkmamasını sağlamak, Müşteri tahsilat ve satış politikası prosedürlerini önceden belirlemek,bir sürü farklı işi hep aynı kişiye yaptırmamak, (muhasebeyi aynı kişi+finansmanı aynı kişi+personel takibi aynı kişinin yapması gibi)

Belirli yıllarda her iki yılda gibi çalışanların görev yerlerini ve görev tanımlarını değiştirmek, farklı bir müdür ve sorumluya bağlı olarak çalıştırmak gibi tedbirler alınabilir.

HİLE NASIL ORTAYA ÇIKIYOR?

Yine suiistimalin en çok ortaya çıkışı “İHBAR” ile yüzde 50 oranında oluyor. Diğer denetim %30 veya tesadüfen yüzde 20 olarak ortaya çıkıyor. Bu ihbarların maalesef bir çoğu da önceleri bu suiistimalin içinde yer alıp daha sonra dışlanan veya yeteri kadar pay verilmeyen kişilerde yapıyor.

Aslan’ın ihbarlar konusundaki son sözleri,“Para her kapıyı açar fakat kilitleyemez oluyor.”

Evet, sayın patronlar, bu yazımı sizlere armağan ediyorum.